Als Kirche am Ort trägt die Seelsorgeeinheit Leimen-Nußloch-Sandhausen mit ihren Gemeinden Verantwortung für die Grunddienste:

Um diese Dienste so zu leisten, dass die Kirche „als Zeichen und Werkzeug für die innigste Vereinigung mit Gott wie für die Einheit der ganzen Menschheit“ (Lumen Gentium, 1) wahrgenommen wird, arbeiten in unserer Seelsorgeeinheit haupt- neben- und ehrenamtlich Tätige zusammen. Sie streben gemeinsam danach, die Vision der Seelsorgeeinheit zu verwirklichen, die sagt: „Unsere Vision ist, dass wir gelebte Gemeinde(n) und Gemeinschaft sind. Wir verstehen unsere Seelsorgeeinheit als ‚einen Leib mit vielen Gliedern‘. Wir verstehen uns als Einheit, in der Vielfalt wertgeschätzt wird. Die Zusammenhänge, in denen diese Einheit in Vielfalt besteht, machen wir verständlich; die Schätze, die in dieser Gemeinschaft da sind, nehmen wir aufmerksam und dankbar wahr. Für diese Gemeinschaft wollen wir Menschen gewinnen.“

Ausgehend von diesem Anspruch an uns selbst richtet sich Freiwilligenmanagement in erster Linie an die ehrenamtlich Tätigen in der Seelsorgeeinheit, die wir gewinnen und in ihrer Arbeit begleiten wollen. Ihre Zufriedenheit ist erstes Anliegen des Freiwilligenmanagementsystems, das in diesem Handbuch beschrieben wird.

Eine entscheidende Bedeutung für das Gelingen des Freiwilligenmanagements haben die Menschen, die in Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Pfarrer Leitungsfunktionen in den Gremien und Gruppierungen der Seelsorgeeinheit übernommen haben und hier als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner bezeichnet werden. Ihnen stellt dieses Freiwilligenmanagementsystem Abläufe und Dokumente zur Verfügung, die sie bei der Planung und Realisierung der Leitungsaufgaben unterstützen.

Adressaten des Freiwilligenmanagementsystems sind ebenfalls die haupt- und nebenamtlich Tätigen in unserer Seelsorgeeinheit. Sie fungieren einerseits als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner, andererseits erbringen sie aber auch Dienstleistungen für ehrenamtlich Tätige. Regeln für den Informationsaustausch und die Kommunikation, die dieses Freiwilligenmanagementsystem aufstellt, helfen, die Zusammenarbeit effektiver und konfliktfreier zu gestalten.

Nicht zuletzt dient dieses Freiwilligenmanagementsystem aber auch dazu, den Interessen der Öffentlichkeit, die sich in gesetzlichen Regelungen und Erwartungen an die Kirche am Ort ausdrücken, gerecht zu werden. Handeln im Einklang mit gesetzlichen Regelungen durch Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist der Beitrag des Freiwilligenmanagements dazu. Wichtiger noch aber ist, dass wir unserer Vision entsprechend „als ein Ort wahrgenommen werden, wo Menschen Wertschätzung erfahren, wo sie ihre Talente einbringen möchten und können, und wo ihre Talente wachsen können.“

Dieses Handbuch gibt einen Überblick über die mit dem Freiwilligenmanagement verknüpfte Aufbau- und Ablauforganisation in der Seelsorgeeinheit Leimen-Nußloch-Sandhausen. Es wendet sich in erster Linie an Ansprechpartnerinnen oder Ansprechpartner. Das sind im Sprachgebrauch dieses Handbuchs die Personen, die ehrenamtlich Tätigen gegenüber Leitungsverantwortung übernehmen.

Als übergeordnetes Dokument gibt es den Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern einen Orientierungsrahmen für das Freiwilligenmanagement vor, in dem auch Dokumentationspflichten enthalten sind. Da das Handbuch grundsätzlich auch komplexe und umfangreiche ehrenamtliche Tätigkeiten berücksichtigen muss, fordert es eine Dokumentation, die diesem Niveau angemessen ist. Dokumentation von Gesprächen und Durchführung von Schulungen dienen einerseits der ständigen Verbesserung im Sinne von LEVI, andererseits aber auch dem Schutz der Ansprechpartnerin oder des Ansprechpartners bei Tätigkeiten, für die gesetzliche Regelungen relevant sind.

Das bedeutet aber nicht, dass dies in vollem Umfang für alle Tätigkeiten gelten muss. Ansprechpartnerinnen oder Ansprechpartner sind bei einfachen Tätigkeiten zur Vermeidung von überflüssiger Bürokratie befugt, Prozessschritte zu vereinfachen und auf schriftliche Dokumentation zu verzichten. Diese Vereinfachungen vertritt und erläutert die Ansprechpartnerin bzw. der Ansprechpartner im Austauschgespräch mit der für sie/ihn selbst verantwortlichen Bezugsperson.