Dokumente
Da das Freiwilligenmanagement in den Visitationsprozess LEVI eingebunden ist, bildet es einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus (PDCA) ab.
Dieser erfordert in einer Organisation, die die Größe einer Familie oder eines Kleinbetriebs überschreitet und komplexe Tätigkeiten ausführt, Dokumentation, weil bloße Kommunikation zu viel Zeit erfordern würde und zu fehleranfällig wäre.
- Plan: Wir planen Verbesserungen unter Einbeziehung aller Beteiligten. Wir schreiben auf, was wir erreichen wollen (Ziele) und wie wir es erreichen wollen (Prozess)
- Do: Wir probieren aus, ob unser Plan funktioniert. Dazu starten wir einen zeitlich und bezüglich des Ressourcenverbrauchs begrenzten Versuch. Wir schreiben auf, was wir tun und was das Ergebnis ist.
- Check: Wir werten das Ergebnis aus und beurteilen es. Gegebenenfalls korrigieren wir unsere Vorgehensweise.
- Act: Wenn wir sicher sind, dass wir auf dem richtigen Weg sind, führen wir unseren neuen Prozess als Standard ein und dokumentieren seine Ergebnisse.
In dieser Beschreibung begegnen uns zwei Arten von Dokumenten:
- Vorgabedokumente
- Aufzeichnungen
Vorgabedokumente
Als Vorgabedokumente bezeichnen wir alle Dokumente, die ein Soll, eine Spezifikation, festlegen. Für den kirchlichen Bereich sind Vorgabedokumente nicht ungewöhnlich. Das reicht vom Katechismus über das Messbuch bis zum Gesangbuch, dessen Sinn kaum in Frage gestellt wird.
Dies liegt daran, dass das Singen eines bestimmten Liedes in einer Gemeinde ein wiederholter Vorgang ist, der soweit geregelt sein sollte, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Gottesdienst (innerhalb einer gewissen Toleranz) den gleichen Text und die gleiche Melodie singen.
Neuartige Prozesse sind solche, die einen Anfang und ein Ende haben und außerdem ein einzigartiges Ergebnis. Hier wird erst im Lauf der Planung klar, wie der Ablauf sein soll, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und wie der Zeitbedarf sein wird. Daher sind im Verlauf des Prozesses immer wieder Entscheidungen über das weitere Vorgehen zu treffen. Neuartige Prozesse, meist als Projekte bezeichnet, sollten nach Regeln ablaufen, die zwar darauf verzichten, alle Schritte im Detail festzulegen, die aber dafür sorgen, dass Schwierigkeiten möglichst früh erkannt und behoben werden. Auch die Entscheidung, dass die Ziele nicht erreicht werden können und das Projekt deshalb abgebrochen werden muss, ist möglich.
Situationsbezogen sind alle Prozesse, bei denen menschliche Interaktion den Ablauf bestimmt. Diese Art von Prozessen verlangt sehr viele Entscheidungen. Die Antwort des Gegenübers im Gespräch verlangt eine Entscheidung darüber, wie ich das Gespräch fortsetze oder ob ich es beende. Es kann daher keinen festgelegten Ablauf geben. Möglich und sinnvoll sind aber Leitfäden, Checklisten und Entscheidungskriterien, die dafür sorgen, dass nichts vergessen wird und dass Entscheidungen sachgerecht und nachvollziehbar ausfallen.
Freiwilligenmanagement ist bezogen auf jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin neuartig. Daher legen wir in einem Prozessablauf (Anhang 1: Ablauf FMS) die Regeln für Projekte des Typs „Ehrenamtliche Mitarbeit“ fest, die immer mit einem Aufgabenprofil starten. Die in diesen Ablauf integrierten Gespräche sind die Checkpunkte, an denen wir feststellen, ob die Voraussetzungen für eine für beide Seiten zufriedenstellende und erfolgreiche Mitarbeit gegeben sind und was verbessert werden kann und muss. Die Gespräche selbst laufen situationsbezogen ab und werden deshalb durch Gesprächsleitfäden und Formulare für die Gesprächsprotokolle unterstützt.
Aufzeichnungen
In Aufzeichnungen wird festgehalten, was passiert ist und was das Ergebnis bestimmter Tätigkeiten ist. Die Kirchenbücher, in denen Taufe, Erstkommunion, Firmung, Eheschließung und Tod eingetragen werden, sind eine Art der Aufzeichnung, die uns geläufig ist und deren historischer Wert kaum überschätzt werden kann.
Die Aufzeichnungen zum Freiwilligenmanagement, die im Prozessablauf Ablauf FMS gefordert und in diesem Handbuch beschrieben werden sind einerseits Anzeigen als Ergebnis der Überlegungen zum Bedarf an Mitarbeit, der in Aufgabenprofilen spezifiziert ist, und andererseits, im weiteren Verlauf des Prozesses, Gesprächsprotokolle sowie Schulungsnachweise. Hinzu kommt die Dokumentation des Abschieds von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Umgang mit Dokumenten
Vorgabedokumente
Ebenso wie der gesamte Prozess Freiwilligenmanagement der ständigen Verbesserung dient und auch der ständigen Verbesserung unterworfen ist, sind auch die Vorgabedokumente, die diesen Prozess und seine Teile spezifizieren, nicht für die Ewigkeit gemacht. Sie müssen aus aktuellem Anlass oder turnusmäßig überprüft und an neue Entwicklungen angepasst werden. Es kann sich auch als sinnvoll erweisen, den Dokumentenbestand durch weitere Dokumente zu ergänzen. Dies bedeutet, dass Dokumente
- Neu erstellt
- Herausgegeben
- Geändert
- Aufbewahrt
- Archiviert und
- Vernichtet
werden müssen.
Erstellen
Der / die Ehrenamtskoordinator*in veranlasst in Absprache mit dem Team Freiwilligenmanagement die Erstellung neuer Dokumente. Lediglich Aufgabenprofile werden nach Bedarf durch die Ansprechpartner oder Ansprechpartnerinnen erstellt. Jedes Dokument wird durch einen eindeutigen Titel und durch ein Datum für den Änderungsstand identifiziert.
Herausgeben
Der / die Ehrenamtskoordinator*in prüft das Dokument und gibt es durch Veröffentlichung auf der Website der Seelsorgeeinheit Leimen-Nußloch-Sandhausen frei. Die Website ist die Referenz für gültige Dokumente.
Ändern
Der / die Ehrenamtskoordinator*in veranlasst auf formlosen Antrag einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Seelsorgeeinheit Leimen-Nußloch-Sandhausen in Absprache mit dem Team Freiwilligenmanagement die Änderung eines Dokuments, prüft das geänderte Dokument und gibt es heraus. Das geänderte Dokument erhält ein neues Datum für den Änderungsstand. Die durchgeführten Änderungen werden im Dokument hervorgehoben.
Aufbewahren
Von allen aktuellen Dokumenten werden Sicherungskopien aufbewahrt.
Archivieren
Ungültige Dokumente, die durch einen neuen Änderungsstand ersetzt wurden, werden auf dem Server archiviert.
Vernichten
Archivierte Dokumente werden nach 5 Jahren gelöscht.
Aufzeichnungen
Da Aufzeichnungen sich auf Fakten beziehen, werden sie nicht geändert. Sofern sich herausstellen sollte, dass eine Aufzeichnung fehlerhaft ist, wird der Fehler in einem zusätzlichen Dokument korrigiert und es wird sichergestellt, dass die fehlerhafte Aufzeichnung nicht weiter verwendet wird. Aufzeichnungen werden also
- Erstellt
- Verteilt
- Aufbewahrt
- Ausgewertet
- Archiviert und
Erstellen
Welche Aufzeichnungen von wem zu erstellen sind, ist durch den Ablauf FMS und die Schulungs- und Gesprächsmatrix geregelt (Anhang 1). Sofern für die Aufzeichnung ein Formular (Anhang 1) vorhanden ist, sollte dieses verwendet werden, um Mindeststandards für die Aufzeichnung sicherzustellen. Die erstellende Person ist für die Richtigkeit der Aufzeichnung verantwortlich. Sofern es sich um ein Gesprächsprotokoll handelt, ist es sinnvoll, dass beide Gesprächspartner*innen den Entwurf des Protokolls prüfen.
Verteilen
Bei Aufzeichnungen muss zwischen personenbezogenen (Gesprächsprotokolle) und nicht personenbezogenen Dokumenten unterschieden werden.
Personenbezogene Dokumente werden nur an die beteiligten Personen verteilt, während nicht personenbezogene Dokumente (Auswertungen, Werbung, Plakate) allgemein zugänglich gemacht werden.
Aufbewahren
Personenbezogene Dokumente werden, um den Datenschutz zu gewährleisten, als Papierkopie an einem Ort mit hinreichender Sicherheit (z.B. Ordner in privatem Büro) aufbewahrt, während nicht personenbezogene Dokumente auf dem Server gespeichert werden. Die Aufzeichnungen werden aufbewahrt bis sie ausgewertet sind. Papierkopien werden, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, an den / die Ehrenamtskoordinator*in übergeben.
Archivieren
Ausgewertete Aufzeichnungen werden auf dem Server archiviert. Der Datenschutz wird ggf. durch Verschlüsselung gewährleistet.
Vernichten
Archivierte personenbezogene Aufzeichnungen werden 5 Jahre nach dem Ausscheiden der beteiligten Personen vernichtet, andere Dokumente 5 Jahre nach Beginn der Archivierung.
Papierkopien werden, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, sicher entsorgt (mindestens Reißwolf).
